Datagrunden som gör optimering möjlig

Bygg ett sammanhållet resurshub som matar AI-schemaläggning, scenarioplanering och analys. Håll varje medarbetare, klient och serviceområde synkroniserade i realtid så att teamen kan fokusera på omsorg – inte kalkylblad.

Hantera alla aspekter av era hemtjänstresurser från en enhetlig plattform

Komplett personalkatalog med kompetensspårning, tillgänglighetshantering och schemaintegration. Följ kompetenser, arbetstider, preferenser och prestationsmått. Sömlöst integrerat med AI-optimering.

Klientkatalog med besöksschemaläggning, preferenshantering och servicespårning. Lagra adresser med koordinater, tidsfönsterpreferenser, speciella behov och vårdkontinuitetsspårning för optimala tilldelningar.

Hierarkisk serviceområdesorganisation med stöd för flera nivåer. Definiera geografiska regioner, tilldela personal, följ prestationsmått och optimera resursallokering över områden.

Centraliserad organisationskonfiguration inklusive arbetstidsregler, kompetensramverk, kontinuitetspreferenser och integrationsinställningar. En enda sanningskälla för alla operativa parametrar.

Utforska tjänsteområde och datakomplettering för klienter som driver CAIRE-plattformen

Använd tjänsteområdet som planeringsgrund för scheman, lösningar, besöksmallar, distrikt, klienter och medarbetare innan optimeringen startar. Datakomplettering

Batchuppdatera saknade kontinuitetsfält, förhandsgranska valda rader och stäng beredskapsluckor utan att öppna varje klientprofil separat.

Ert vårdteam är er mest värdefulla resurs – hantera dem effektivt

Personaldata integreras direkt med schemaoptimering. Kompetenser, tillgänglighet och preferenser beaktas automatiskt när AI genererar optimala scheman, vilket säkerställer rätt vårdgivare för rätt klient varje gång.

Lagra omfattande personaldata inklusive kontaktinfo, certifieringar, kompetenser, arbetstider och anställningsstatus.

Följ kompetenser som medicinsk vård, mobilitetsstöd, demensomvårdnad och språkkunskaper för korrekt klientmatchning.

Hantera veckodagstillgänglighet, arbetstider (start-/sluttider), semesterperioder och skiftpreferenser för noggrann schemaläggning.

Följ både månadslöner (fasta avtal) och timlöner (flexibla anställda). Stöder flera betalningsmodeller (A, B, C, D) med BETALDA/OBETALDA rastpolicyer för noggrann kostnadsberäkning.

Följ utnyttjandegrader, totala besök hanterade, arbetade timmar, genererad intäkt och kontinuitetspoäng för varje anställd.

Personaldata matas automatiskt in i AI-optimering. Ändringar av tillgänglighet eller kompetenser påverkar omedelbart schemaberäkningar.

Hantera enkelt personalstatus. Inaktiva anställda exkluderas från schemaläggning medan historisk data bevaras.

Alla personalrutter startar och slutar på kontorsplatsen. Första besök börjar efter resa från kontoret; sista besök måste tillåta tid för återresa före passets slut. Konfigurerbara resetidsbuffertar säkerställer realistisk schemaläggning.

Hierarkisk Konfiguration: Ersättningsinställningar kan konfigureras på Organisations-, Serviceområdes- eller Individuell Anställdnivå. Mer specifika inställningar åsidosätter generella standardvärden.

• Organisationsstandard: Timlön 185 SEK, Modell C, OBETALDA raster, 30 min rast
• Serviceområde Nord Åsidosättande: Timlön 195 SEK (högre levnadskostnadsområde)
• Anställd Lisa Åsidosättande: BETALDA raster (särskild avtalsförhandling)
• Resultat: Lisa får 195 SEK/timme med BETALDA 30-minuters raster

Leverera personlig vård genom intelligent klientdatahantering

Lagra kompletta adresser med GPS-koordinater. Möjliggör noggrann ruttoptimering och restidsberäkningar. Stöder geokodning för automatisk koordinattilldelning.

Definiera föredragna besökstider för varje klient. AI-optimering respekterar dessa preferenser samtidigt som övergripande effektivitet maximeras. Stöder flera tidsfönster per klient.

Följ kostbehov, mobilitetsbehov, språkpreferenser och vårdgivarpreferenser. Säkerställer lämplig personalmatchning och kvalitativ vårdleverans.

Övervaka totala mottagna besök, tilldelningsframgång, antal unika vårdgivare och kontinuitetspoäng. Följ servicekvalitet och klientnöjdhet över tid.

Kommunkontrakt tilldelar fasta timmar per månad (t.ex., 100h/månad). Caire spårar användning, identifierar outnyttjade timmar som riskerar att förfalla och föreslår återfångningsstrategier genom besöksförlängningar eller ytterligare tjänster.

Definiera primär vårdgivare (kontaktperson) med tydliga miniminivåer i antal besök. Exempel: Lisa ska genomföra minst 18 av Annas 60 månatliga besök och samtidigt hålla sig inom kontinuitetsgränsen. Solvern övervakar automatiskt att kraven uppfylls.

Sätt ett maxtal för hur många unika omsorgsgivare en klient får ha i en rullande 14-dagarsperiod (standard 10, stramas till 6–8 för högbehovsklienter). Optimeringen spårar poolstorleken och blockerar tilldelningar som skulle bryta mot gränsen.

Hierarkisk Konfiguration: Klientinställningar kan sättas på Organisations-, Serviceområdes- eller Individuell Klientnivå för maximal flexibilitet.

Exempel på kontinuitets- och ansvarsvakt:

Finansiell Påverkan av Tilldelningsttimmar:

• Följ månadsanvändning vs tilldelning för alla klienter
• Identifiera riskerade timmar (>20h outnyttjade i vecka 4)
• Föreslå återfångning: förläng varaktigheter, lägg till extra besök
• Förhindra intäktsförlust från förfallna timmar (typiskt 280h/månad återfångade = 98 000 SEK/månad = 1,17M SEK/år)

Förstå organisationsstrukturen som driver intelligent schemaläggning

CAIRE använder en hierarkisk resursmodell: Organisation → Serviceområde → Anställd/Klient . Inställningar och begränsningar kaskaderar ner i denna hierarki, där mer specifika nivåer åsidosätter generella standardvärden. Detta möjliggör flexibel konfiguration samtidigt som konsistens bibehålls.

Standardvärden på toppnivå: Arbetstidsregler, rastpolicyer, optimeringspreferenser och integrationsinställningar. Gäller för alla serviceområden och anställda om inte åsidosatta på lägre nivåer.

Regional anpassning: Serviceområden kan åsidosätta organisationsstandarder med områdesspecifika regler. Stöder hierarkisk struktur (Region → Distrikt → Grannskap) för flernivåorganisationer.

Individuella åsidosättanden: Anställda och klienter kan ha specifika inställningar (arbetstider, rastpreferenser, tidsfönster) som åsidosätter serviceområdes- och organisationsstandarder.

Hierarkisk geografisk organisation för effektiv resursallokering

Serviceområden stöder hierarkisk organisation (Region → Distrikt → Grannskap). Detta möjliggör flexibel resursallokering, prestationsspårning på flera nivåer och effektiv geografisk optimering. Perfekt för organisationer av alla storlekar.

Definiera serviceområdesgränser för noggrann ruttoptimering och resursallokeringsplanering.

Tilldela anställda till specifika serviceområden. Följ personalantal och utnyttjande per område för balanserad arbetsbelastning.

Övervaka besöksmått, tilldelningsfrekvens, tidsanalytik, personalutnyttjande och finansiell prestanda för varje serviceområde.

Upprätthåll hierarkisk serviceområdesstruktur. Aggregerade mått rullas upp från barn- till föräldraområden för omfattande rapportering.

Följ intäkter, kostnader och marginaler per serviceområde. Identifiera lönsamma områden och förbättringsmöjligheter.

Serviceområden matas direkt in i AI-optimering. Geografiska begränsningar säkerställer realistisk ruttning och restidsberäkningar.

Konfigurera om anställda kan tilldelas besök över serviceområdesgränser. Aktivera för flexibilitet, inaktivera för strikt geografisk separation.

Inaktivera specifika serviceområden från import/optimering (t.ex., administrativa områden, analysendastt regioner). Exkluderade områden bibehåller data men deltar inte i schemaläggning.

Operativa Inställningar per Serviceområde:

Exempel på Områdesöverskridande Tilldelning:

Exempel på Importfiltrering:

Konfigurera bufferttider för att säkerställa att anställda kan resa till/från kontoret vid pass start/slut

Alla personalrutter startar och slutar på kontoret. Resetidsbuffertar säkerställer att första besöket startar efter restid från kontoret, och sista besöket slutförs med tillräckligt med tid för att återvända till kontoret före passets slut. Förhindrar orealistiska scheman och säkerställer att anställda kan slutföra sina pass i tid.

Inställning: Minuter efter passets start innan första besöket kan börja (standard: 5 minuter) Syfte: Tid efter skiftstart innan första besök kan börja Exempel: Passet startar 07:00, buffert är 5 min → Första besök tidigast start: 07:05 Varför Behövs: Anställda behöver tid för att lämna kontoret, ta sig till fordon, köra till första kunden. Förhindrar schemaläggning av besök vid exakt passstart (07:00) när anställd inte lämnat kontoret ännu.

Inställning: Minuter före passets slut för att hinna tillbaka till kontoret (standard: 5 minuter) Syfte: Tid före skiftslut för att hinna tillbaka till kontoret Exempel: Passet slutar 16:00, buffert är 5 min → Sista besök måste slutföras senast 15:55 Varför Behövs: Efter sista kundbesök måste anställd köra tillbaka till kontoret. Buffert säkerställer att de återvänder före passets officiella slut (arbetslagsefterlevnad).

Exempel 1: Dagskift med 5-Minuters Buffertar

Exempel 2: Kvällspass med 5-Minuters Buffertar

Buffertkonfigurationsrekommendationer:

Resetidsbuffertar kan konfigureras på flera nivåer:

• Organisationsnivå: Standardbuffertar för hela organisationen (5 min typiskt)
• Serviceområdesnivå: Åsidosätt för specifika områden (landsbygdsområden kan behöva 15 min)
• Passnivå (Framtid): Olika buffertar för morgon- vs kvällspass baserat på trafikmönster
• Större buffertar minskar effektivt schemafönster
• Avvägning: Realism vs kapacitet
• Rekommendation: Sätt buffertar till faktisk genomsnittlig resetid från kontor till serviceområde
• Övervaka: Om anställda konsekvent sena/tidiga, justera buffertar därefter

Finjustera serviceområdesbeteende för komplexa organisationsstrukturer

Inställning: Aktivera eller inaktivera områdesöverskridande personaltilldelningar När Aktiverad: Anställda kan tilldelas besök i vilket serviceområde som helst, vilket möjliggör optimering över geografiska gränser När Inaktiverad: Anställda endast tilldelade till besök i sitt hemserviceområde, bibehåller strikt geografisk separation Användningsfall Aktiverad: Personalbrist i ett område, geografisk obalans, maximera flexibilitet Användningsfall Inaktiverad: Tydliga geografiska ansvar, personalbekantskap med område, kundrelationskontinuitet

Inkludera i Import: Kontrollera om serviceområdet deltar i manuella dataimporter Inkludera i Optimering: Kontrollera om serviceområdet deltar i AI-optimering Användningsfall Exkludera: Administrativa områden, analysendastt regioner, testmiljöer, inaktiva serviceområden under omstrukturering Fördel: Renare data, snabbare optimering, undvik bearbetning av icke-operativa områden

Scenario 1: Multiregionorganisation med Adminområde

Scenario 2: Nödområdesöverskridande Täckning

Scenario 3: Säsongområdesinaktivering

Resurser arbetar tillsammans för att driva intelligent schemaläggning

All resursdata lagrad på ett ställe. Inga dubletter, konsekvent information över plattformen och en enda sanningskälla för operationer.

Ändringar av resurser påverkar omedelbart schemaläggning. Uppdatera en anställds tillgänglighet och systemet omberäknar omedelbart berörda scheman.

Resursbegränsningar matas automatiskt in i AI-optimering. Kompetenser, tillgänglighet och preferenser blir schemaläggningsregler utan manuell konfiguration.

Komplett revisionsspår av resursändringar. Följ vem som gjorde ändringar, när och varför. Väsentligt för efterlevnad och operativ transparens.

CAIRE följer datahanteringsprinciper på företagsnivå

Varje organisations data hålls avskild. Ni äger er information – CAIRE behandlar den bara för er räkning med banknivåsäkerhet.

All inmatad data valideras innan sparning. Förhindrar fel och säkerställer dataintegritet genom hela systemet.

Hantera flera användare som uppdaterar resurser samtidigt. Transaktionshantering säkerställer datakonsistens och förhindrar konflikter.

Omfattande loggning av alla ändringar. Följ vem, vad, när och varför för komplett operativ transparens.

Effektiv cachning, paginering och frågoptimering säkerställer snabb laddning även med tusentals resurser.

Rollbaserad åtkomstkontroll säkerställer att endast behörig personal kan visa eller modifiera känslig resursdata.

Flexibla beräkningsmetoder för att matcha er organisations ersättningspolicyer

Olika organisationer har olika betalningspolicyer för timanställda. Caire stöder fyra betalningsmodeller (A, B, C, D) kombinerat med BETALDA eller OBETALDA rastpolicyer för att noggrant beräkna personalkostnader för schemaoptimering och finansiell prognos.

Betalning: Anställda betalas endast för direkt kundservicetid (besök). Inkluderar: Endast besökstid Exkluderar: Resor, väntetid Raster: BETALD = inkluderad, OBETALD = exkluderad Användningsfall: Organisationer som endast kompenserar för direkt vårdleverans.

Betalning: Anställda betalas för servicetid plus resetid. Inkluderar: Besökstid + resetid Exkluderar: Väntetid Raster: BETALD = inkluderad, OBETALD = exkluderad Användningsfall: Organisationer som kompenserar anställda för både serviceleverans och ruttresor.

Betalning: Från passets start till sista besökets slutförande och återkomst till kontoret. Inkluderar: Service + resor + väntetid Exkluderar: Tid efter återkomst till kontoret Raster: BETALD = inkluderad, OBETALD = subtraherad Användningsfall: Svensk standardmodell. Betalning från arbetets start till slut.

Betalning: Anställda betalas för hela schemalagda passet (t.ex., 07:00-16:00 = 9 timmar). Inkluderar: Full passtid som importerad från schemasystem Exkluderar: Ingenting (fast passbetalning) Raster: BETALD = inkluderad, OBETALD = subtraherad Användningsfall: Organisationer med fasta passavtal där betalning baseras på schemalagd tid, inte aktivitet.

BETALDA Raster (Betald rast): Rasttid inkluderas i anställds ersättning. Kostnader inkluderar rasttid och raster räknas mot betalda timmar.

OBETALDA Raster (Obetald rast - Svensk Standard): Rasttid inkluderas INTE i anställds ersättning. Kostnader exkluderar rasttid. Standard svensk praxis där lunchraster är obetalda.

Obs: Raster är ALLTID exkluderade från tillgänglig servicetidsberäkning (kapacitetsplanering), oavsett betalningspolicy. Detta säkerställer noggrann kapacitetsprognos.

Scenario: Anställd arbetar 8-timmars pass med följande uppdelning:

Obs: Fastanställda (heltids-, deltidsavtal) använder alltid Modell D-logik oavsett organisationsinställning, eftersom de betalas för schemalagda pass.

• Servicetid: 6 timmar (besök)
• Resetid: 1 timme (mellan besök + till/från kontor)
• Väntetid: 0,5 timmar (ledtid mellan besök)
• Rasttid: 0,5 timmar (lunchrast)
• Timlön: 185 SEK/timme

Varför Betalningsmodeller Spelar Roll för Schemaläggning:

Konfiguration: Betalningsmodell och rastpolicy konfigureras på organisationsnivå. Ändringar tillämpas på alla framtida optimeringar omedelbart. Historiska scheman behåller ursprungliga kostnadsberäkningar för revisionsspår.

• Noggrann Finansiell Prognos: Olika modeller ger olika kostnader för samma schema - väsentligt för budgetplanering
• Scenariojämförelse: Jämför Konservativa/Balanserade/Aggressiva scenarier med korrekta kostnadsberäkningar
• ROI-Validering: Bevisa AI-optimiseringsvärde med noggranna före/efter-kostnadsjämförelser
• Personalkostnads-Transparens: Visa sanna anställningskostnader per schema, per anställd, per serviceområde
• Avtalsefterlevnad: Matcha betalningsberäkningar till anställningsavtal och arbetslagar

Kraftfulla möjligheter för komplexa schemaläggningsscenarier

Resurser fungerar med schemaläggningsscenarier. Skapa olika optimeringsstrategier (Konservativ, Balanserad, Aggressiv) och testa hur de påverkar resursutnyttjande utan att ändra din baskonfiguration.

Exkludera tillfälligt specifika klienter från scenariooptimeringar utan att radera dem. Användbart för att testa "tänk om"-scenarier eller hantera tillfälliga serviceavbrott samtidigt som historisk data bevaras.

Filtrera anställda och klienter per serviceområde under optimering. Inkludera endast resurser relevanta för specifika geografiska regioner. Kan inaktiveras för att tillåta områdesöverskridande optimering vid behov.

Sätt klientspecifika prioritetsnivåer som påverkar schemaläggningsordning. Högprioriterade klienter kan schemaläggas först eller ges föredragna tidsplatser samtidigt som övergripande optimering bibehålls.

Sätt en fast omsorgsgivargräns per klient (t.ex. ≤10 unika omsorgsgivare varje 14:e dag). Solvern övervakar den rullande räknaren och håller schemat inom kontrollgränsen.

Identifiera och återfånga outnyttjade tidsplatser per klient. Följ outnyttjade timmar och konvertera dem till fakturerbar servicetid genom intelligent optimering.

Inställningar kaskaderar hierarkiskt: Anställdspecifik → Serviceområde → Organisation → Systemstandarder. Mer specifika inställningar har alltid företräde.

Varje resursnivå spårar prestationsmått. Övervaka utnyttjande, kostnader och effektivitet på organisations-, serviceområdes- och individnivå.

Styr vilka resurser som deltar i schemaoptimering

När du kör schemaoptimering kan du välja att filtrera per serviceområde eller inkludera alla resurser. Filtrering säkerställer att endast relevanta anställda och klienter beaktas för en specifik geografisk region, vilket minskar komplexitet och förbättrar optimeringshastighet. Inaktivering av filtrering tillåter områdesöverskridande tilldelningar vid behov för täckning eller flexibilitet.

Filtrera anställda efter tilldelade serviceområden. Inkludera endast personal som arbetar i målregionen, vilket minskar optimeringskomplexitet och säkerställer realistiska tilldelningar.

Filtrera klienter per serviceområde. Inkludera endast klienter i specifika regioner för riktad optimering. Bibehåller geografisk sammanhållning och realistiska restider.

Inaktivera filtrering för att tillåta anställda att arbeta över serviceområden vid behov. Användbart för sjukfrånvarotäckning, kapacitetsbegränsningar eller flexibel resursdelning.

Filtrera ytterligare anställda efter schematillgänglighet. Inkludera endast personal med scheman på optimeringsdatum. Säkerställer att tilldelningar är realistiska och genomförbara.

Testa olika strategier utan att påverka din baslinjedata

Scenarier låter dig testa olika optimeringsstrategier (rastpolicyer, besöksflexibilitet, resursbegränsningar) utan att modifiera din basresurskonfiguration. Varje scenario skapar en tillfällig klon av ditt schema med åsidosättanden tillämpade, vilket bevarar originaldata.

Scenarier klonar automatiskt baslinjens schema. Originaldata förblir orörd medan du testar olika optimeringsparametrar.

Testa olika rastpolicyer (tidpunkt, varaktighet, betald/obetald) per scenario. Se hur rastflexibilitet påverkar övergripande effektivitet utan att ändra anställningsavtal.

Justera besökstidsfönster och servicevaraktighet per scenario. Testa hur mer eller mindre flexibilitet påverkar optimeringsresultat och klientnöjdhet.

Inaktivera specifika klienter eller anställda i scenarier. Testa kapacitet utan vissa resurser eller simulera "tänk om"-scenarier för strategisk planering.

Kör flera scenarier parallellt. Jämför mätvärden (effektivitet, restid, kostnader) för att hitta optimal balans för er organisation.

Granska scenarioresultat innan ändringar tillämpas. Inget påverkar er liveverksamhet förrän ni uttryckligen godkänner och exporterar det optimerade schemat.

Integrera sömlöst med era befintliga system

Importera anställda, klienter och serviceområden från CSV-filer exporterade från Carefox, eCare, Excel eller andra system. Bulkuppladdning med validering och felrapportering.

Direktintegration med Carefox, Welfare/eCare och andra hemtjänstsystem. Automatisk synkronisering håller resursdata aktuell utan manuell arbetsinsats.

Exportera resursdata och rapporter i flera format (CSV, Excel, PDF). Dela med ledning eller integrera med andra affärssystem.

Gå vidare till schemaläggning och analys för att se hur resurserna används och följs upp i praktiken.