Automatisk schemaläggning för hemtjänsten

Vad läggs automatiskt i ett hemtjänstschema?

Att lägga ett hemtjänstschema betyder mer än att fylla arbetspass. Besök ska fördelas mellan medarbetare, rymmas inom tillgänglig arbetstid och utföras inom de tidsramar som gäller för varje insats. Dessutom behöver planeringen ta hänsyn till kompetens, resor och vilka medarbetare som återkommer till samma brukare. En ändring på en rad kan påverka flera andra besök under dagen.

Caire tar fram schemaförslag utifrån de besök, resurser och villkor som finns i planeringsunderlaget. Det hjälper planeraren att pröva tilldelning och ordning tillsammans, i stället för att flytta varje besök för hand. Förslaget är ett underlag för beslut. Det ersätter inte verksamhetens ansvar för bemanning, korrekt information eller bedömningen av vad som fungerar för brukaren.

Besökstider och kompetens sätter ramarna

Vissa besök har snäva tidsramar, medan andra kan flyttas inom ett större intervall. Planeringen behöver skilja mellan dessa förutsättningar. Om ett besök måste ligga på en viss tid ska det inte behandlas som lika flyttbart som en flexibel insats. Ange därför de tider och förutsättningar som faktiskt gäller, och kontrollera dem innan ni jämför ett nytt schema med det befintliga.

Medarbetarnas tillgänglighet och kompetens är också delar av underlaget. Ett till synes effektivt schema är inte användbart om rätt medarbetare saknas vid ett besök. Kontrollera att register, arbetstider och besök är aktuella. När underlaget är ofullständigt behöver det synas i granskningen, så att ett olöst behov inte förväxlas med ett färdigt uppdrag.

Restid behöver räknas tillsammans med besöken

Två besök som ligger nära varandra i kalendern kan ändå kräva en längre resa. Därför räcker det inte att bara jämföra besökens start- och sluttider. I Caires schemaförslag beräknas resor mellan besök på karta. Planeraren kan sedan bedöma hur besöksordningen påverkar arbetsdagen och om förslaget lämnar utrymme för det arbete som ska utföras.

Kortare restid är ett relevant mål, men behöver vägas mot bemanning och kontinuitet. Den kortaste rutten är inte alltid det bästa valet för verksamheten. Jämför restid och besökstid inom samma period och med samma omfattning av besök. Besökstid som andel av arbetad tid kallas här brukartid; restid och övrig betald tid behöver följas separat.

Kontinuitet och bemanning behöver jämföras

En verksamhet kan vilja prioritera att samma medarbetare återkommer till brukaren, samtidigt som fler besök behöver få plats i tillgänglig arbetstid. Dessa mål kan dra åt olika håll. Automatisk schemaläggning gör inte avvägningen oviktig. Den ger ett sätt att jämföra förslag, så att planeraren kan se vilka konsekvenser ett val får innan det blir ett publicerat schema.

Utgå från samma planeringsunderlag när ni jämför alternativ. Titta på vilka besök som är tilldelade, vilka behov som fortfarande är olösta och hur arbetstiden används. Ett förslag med lägre restid kan exempelvis vara mindre intressant om det samtidigt försämrar kontinuiteten. Valet behöver vara begripligt för både samordnare och verksamhetschef, inte bara presenteras som ett sammanfattande värde.

Planeraren granskar och godkänner

Caire skiljer mellan ett förslag och ett publicerat schema. Systemet tar fram alternativ; planeraren godkänner innan något publiceras. Det ger utrymme att kontrollera besök, tilldelning och sådant som kräver verksamhetens egen bedömning. Ett nytt förslag ska inte uppfattas som en instruktion till personalen förrän verksamheten har valt och publicerat det.

Mänsklig granskning är särskilt viktig när dagen innehåller undantag. En brukares behov, lokala arbetssätt eller en överenskommelse med en medarbetare kan behöva hanteras uttryckligen i underlaget. Läs därför förslaget tillsammans med de villkor som låg bakom det. När ett alternativ inte fungerar är nästa steg att undersöka orsaken, inte att acceptera det för att det är automatiskt framtaget.

Börja med en avgränsad jämförelse

Välj en enhet och en period där ni känner till förutsättningarna. Samla besök, arbetstider och de villkor ni vill granska. Kontrollera sedan vilket underlag som är komplett och vilka frågor som behöver besvaras. En avgränsad jämförelse gör det lättare att förstå skillnaden mellan ert befintliga schema och ett nytt förslag, utan att samtidigt ändra hela verksamhetens planering.

Bedöm resultatet med flera mått: täckning av besöksbehov, brukartid, restid, kontinuitet och användning av arbetstid. Bestäm vad som skulle vara en relevant förbättring för just er. Utfallet beror på underlag och förutsättningar; den här sidan lovar ingen viss procentuell besparing. En kostnadsfri schemaanalys är nästa steg för att undersöka ert schema och få ett konkret underlag för fortsatt dialog.

Frågor om automatisk schemaläggning i hemtjänsten